Bagian-bagian Email dan Fungsinya yang Perlu Diketahui

 E-mail (electronic mail) atau surat elektronik telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam berbagai pekerjaan saat ini. Di berbagai pekerjaan, e-mail masih masih digunakan sebagai media untuk menyebar undangan atau surat formal.

Oleh karena itu, penting kiranya untuk belajar mengoperasikan e-mail. Salah satunya hal yang perlu dipahami saat belajar mengoperasikan e-mail adalah mengenali bagian-bagiannya.

Bagian-bagian e-mail perlu diketahui untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan beberapa fungsinya. Pengguna yang mahir mengoperasikan e-mail mungkin sudah paham soal bagian-bagian e-mail dan fungsinya.

Akan tetapi, tak semua pengguna telah mengetahui bagian-bagian email dan fungsinya. Jika baru belajar mengoperasikan e-mail dan belum tahu bagian-bagiannya, tak usah khawatir. Artikel ini bakal menjelaskan secara lengkap bagian-bagian email dan fungsinya.

Bagian-bagian email

Perlu diketahui, sebuah surat elektronik berisi beberapa bagian. Secara umum, bagian-bagian e-mail itu terdiri dari bagian layanan dan bagian pembuatan e-mail. Bagian dalam layanan e-mail adalah menu-menu yang terdapat pada platform penyedia e-mail.

Sementara itu, bagian pembuatan e-mail adalah menu-menu yang terdapat pada jendela pembuatan e-mail di platform. Adapun daftar bagian-bagian e-mail adalah sebagai berikut:

Bagian-bagian dalam layanan email

Bagian-bagian e-mail dalam layanan.

• Compose
• Inbox
• Starred
• Snoozed
• Important
• Sent
• Draft
• Scheduled
• Spam
• Trash

Bagian-bagian dalam pembuatan email

Bagian-bagian e-mail dalam pembuatan pesan.

1. Recipient Field
2. Subject Field
3. Body e-mail
4. Edit
5. Insert
6. Send
7. Draft

Itulah bagian-bagian e-mail. Tiap bagian tersebut memiliki fungsi yang berbeda untuk mengoperasikan e-mail. Adapun penjelasan mengenai fungsi bagian-bagian e-mail itu adalah sebagai berikut:

Fungsi bagian-bagian e-mail

Fungsi bagian-bagian dalam layanan e-mail

1. Compose

Tombol Compose pada layanan e-mail berfungsi untuk membuat atau menulis pesan baru.

2. Inbox

Inbox atau Kotak Masuk merupakan folder atau bagian yang berfungsi menyimpan seluruh e-mail masuk yang diterima pengguna.

3. Starred

Starred merupakan folder yang berfungsi untuk menyimpan pesan-pesan penting, favorit, atau yang menarik bagi pengguna.

4. Snoozed

Snooze memungkinkan pengguna menunda tampilnya e-mail tertentu di kotak masuk hingga waktu yang ditentukan. Saat email ditunda, email tersebut akan menghilang sementara dari kotak masuk dan muncul kembali pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

5. Important

Important adalah folder yang berfungsi untuk menyimpan pesan-pesan penting dan butuh untuk ditanggapi pengguna.

6. Sent

Sent merupakan folder yang berisi semua pesan atau e-mail yang telah berhasil dikirim pengguna ke pengguna lain.

7. Draft

Draft merupakan folder yang berisi semua pesan yang sudah dibuat pengguna, tetapi belum sempat terkirim.

8. Scheduled

Scheduled merupakan fitur yang berfungsi untuk menjadwalkan pengiriman pesan. Pesan-pesan yang sudah dijadwalkan pengirimannya bakal terkumpul dalam folder Scheduled.

9. Spam

Spam merupakan folder yang berisi pesan-pesan tertentu dari pengguna lain yang dinilai mengandung unsur mengganggu dan berbahaya.

10. Trash

Trash merupakan folder yang berisi semua e-mail yang telah dihapus oleh pengguna. Pesan di Trash tidak langsung dihapus secara permanen oleh platform. Pesan di Trash biasanya bakal terhapus permanen secara otomatis jika keberadaannya sudah lebih dari 30 hari.

Fungsi bagian-bagian dalam pembuatan e-mail

1. Recipient Field

Recipient Field merupakan bilah untuk memasukkan alamat e-mail tujuan sebagai penerima pesan. Dengan bilah ini, pesan yang dibuat pengguna bakal terkirim ke alamat e-mail yang dituju. Recipient Field terdiri dari beberapa bilah dengan fungsi sebagai berikut:

• To: Bilah To berfungsi untuk memasukkan alamat e-mail penerima pesan
• CC (Carbon Copy): Bilah CC berfungsi untuk memasukkan beberapa alamat e-mail penerima pesan. Dengan CC, pengguna bisa mengirim pesan ke beberapa alamat e-mail sekaligus dan tiap penerima pesan bisa mengetahui siapa saja yang menerima pesan itu.
• BCC (Blind Carbon Copy): Bilah BCC juga berfungsi untuk mengirim pesan ke beberapa alamat e-mail sekaligus, tetapi tiap penerima pesan tidak bisa mengetahui siapa saja orang yang menerima pesan itu.

2. Subject Field

Subjet Field merupakan bilah yang berfungsi untuk menambahkan ringkasan isi pesan atau e-mail.

3. Body e-mail

Body e-mail merupakan bagian yang berfungsi untuk membuat dan menampung isi e-mail. Body e-mail biasanya berisi salam pembuka, kalimat pembuka, isi, penutup, dan diakhiri dengan membubuhkan tanda tangan atau identitas pembuat e-mail.

4. Edit

Edit merupakan bilah yang berisi berbagai tombol dan fitur untuk menyusun e-mail. Di bilah Edit, pengguna bisa mengatur jenis font, ukuran font, format dan warna tulisan, serta format penyelarasan tulisan.

5. Insert

Insert merupakan bilah yang berisi berbagai fitur untuk menyisipkan atau melampirkan objek ke Body e-mail. Lewat bilah Insert, pengguna bisa melampirkan dokumen, foto, tanda tangan, dan tautan.

6. Send

Send merupakan tombol untuk mengirim pesan ke alamat e-mail yang dituju. Di tombol ini, pengguna dapat memilih untuk mengirim e-mail saat itu juga atau menjadwalkan pengiriman sesuai dengan waktu yang ditentukan.

7. Draft

Draft adalah tombol yang berfungsi untuk mengurungkan pengiriman e-mail yang telah dibuat. Saat pengguna klik tombol Draft, pesan yang telah dibuat bakal tidak terkirim dan masuk ke folder Draft.

Itulah penjelasan mengenai bagian-bagian e-mail dan fungsinya. Dengan mengetahui hal tersebut, pengguna bisa lebih mudah dalam belajar mengoperasikan e-mail.

Sebagai informasi tambahan, pengguna yang tengah belajar mengoperasikan e-mail mungkin belum memahami sepenuhnya soal apa itu e-mail. Supaya lebih lengkap dalam belajar, berikut adalah penjelasan soal apa itu e-mail.

Apa itu e-mail?

E-mail adalah sistem pengiriman pesan digital yang dilakukan dari satu komputer ke komputer lainnya melalui jaringan internet. E-mail mempermudah dan mempercepat proses pengiriman pesan untuk berbagai keperluan, baik pribadi maupun bisnis.

Semua pengguna dapat mengirim e-mail dari mana pun selama mereka memiliki perangkat yang mendukung dan koneksi internet. Setiap pengguna email memiliki alamat e-mail yang unik, yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan.

E-mail memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan orang lain di seluruh dunia secara instan, tanpa memerlukan waktu pengiriman yang lama seperti surat konvensional.

Proses pengiriman e-mail melibatkan server email, yang bertanggung jawab untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan-pesan pengguna. Pertukaran e-mail dikelola dengan sistem protokol komunikasi antar komputer TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Sistem protokol komunikasi itu dibangun dari beberapa protokol dasar, termasuk protokol Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim e-mail and protokol Post Office Protocol 3 (POP3) untuk menerima e-mail.

Dikutip dari Tech Target, kemudian, ada pula protokol Internet Message Access Protocol (IMAP) yang dapat digunakan untuk menerima dan mengakses e-mail dari berbagai perangkat di mana pun.

Dengan protokol-protokol itu, pesan e-mail dapat diunduh dari server penyedia layanan e-mail dan ditampilkan pada perangkat pengguna. Pesan e-mail biasanya di enkode dalam format American Standard Code for Information Interchange (ASCII).

Selain mengirim pesan dalam bentuk teks, saat ini, pengguna juga bisa mengirim e-mail yang berisi file non-teks, seperti gambar, foto, dokumen, dan audio. Demikianlah penjelasan soal apa itu e-mail, semoga bermanfaat.