Top 5+ Rekomendasi Aplikasi Tanda Tangan Elektronik Terbaik untuk Dokumen Digital
Transformasi digital membuat aktivitas administrasi kini semakin bergeser ke ranah elektronik. Berbagai dokumen penting, mulai dari kontrak kerja, persetujuan bisnis, hingga dokumen pendidikan, kini dapat diproses secara online dengan lebih praktis.
Dalam ekosistem digital tersebut, penggunaan tanda tangan elektronik menjadi solusi penting untuk memastikan proses penandatanganan dokumen tetap aman, efisien, dan memiliki kekuatan hukum.
Keberadaan aplikasi tanda tangan elektronik pun semakin dibutuhkan oleh individu maupun perusahaan karena mampu memangkas waktu pengurusan dokumen tanpa harus bertatap muka secara langsung. Selain mempercepat proses administrasi, layanan ini juga menawarkan fitur keamanan seperti verifikasi identitas, audit trail, hingga enkripsi dokumen.
Berikut lima rekomendasi aplikasi tanda tangan elektronik yang banyak digunakan untuk kebutuhan personal maupun bisnis.
1. Privy
Privy menjadi salah satu platform tanda tangan elektronik yang populer di Indonesia. Platform ini telah memiliki lisensi resmi sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dan Certificate Authority (CA) dari Kementerian Komunikasi dan Digital RI.
Layanan ini digunakan oleh berbagai sektor, mulai dari perbankan, fintech, perusahaan teknologi, hingga institusi pendidikan dan kesehatan. Saat ini, Privy disebut telah memiliki lebih dari 71 juta pengguna terverifikasi dan digunakan oleh lebih dari 200 ribu organisasi di Indonesia.
“Di tengah percepatan transformasi digital, kebutuhan akan solusi yang praktis dan memiliki kekuatan hukum menjadi semakin penting. Privy hadir untuk menjawab kebutuhan tersebut dengan menghadirkan ekosistem digital yang terintegrasi, mulai dari verifikasi identitas, tanda tangan elektronik tersertifikasi, hingga e-Meterai dalam satu platform yang mudah digunakan,” ujar Ratu Rima Novia Rahma, VP Marketing, Privy.
Selain fitur tanda tangan elektronik tersertifikasi, Privy juga menyediakan verifikasi identitas online, audit trail dokumen, verifikasi dokumen digital, integrasi API perusahaan, hingga layanan Login with Privy. Platform ini juga terintegrasi dengan Microsoft Office 365.
“Privy juga menjadi satu-satunya institusi di Indonesia yang tidak hanya memberikan kepastian, tetapi juga jaminan atas keaslian dokumen digital hingga Rp1 miliar Certificate Warranty,” lanjut Rima.
Keunggulan lainnya adalah layanan e-Meterai yang terintegrasi langsung dengan tanda tangan digital sehingga pengguna dapat melakukan pembubuhan meterai dan tanda tangan dalam satu proses sekaligus.
2. DocuSign
DocuSign dikenal sebagai salah satu platform tanda tangan elektronik global yang banyak dipakai perusahaan internasional. Layanan ini menyediakan fitur e-signature untuk kontrak bisnis, workflow persetujuan dokumen, template kontrak, hingga integrasi dengan berbagai aplikasi bisnis.
Dari sisi keamanan, DocuSign telah memiliki sertifikasi ISO 27001, enkripsi data, dan audit trail dokumen. Sistemnya juga mengacu pada regulasi ESIGN Act di Amerika Serikat dan eIDAS di Uni Eropa.
Meski demikian, platform ini belum terdaftar sebagai PSrE resmi di Indonesia sehingga pengguna perlu menyesuaikan penggunaannya dengan regulasi hukum nasional yang berlaku.
3. Adobe
Adobe Acrobat Sign menjadi pilihan lain yang cukup populer, terutama bagi pengguna dokumen PDF. Layanan ini terintegrasi langsung dengan Adobe Acrobat dan Document Cloud sehingga memudahkan proses pengelolaan dokumen digital.
Beberapa fitur utamanya mencakup tanda tangan digital untuk PDF, pembuatan formulir digital, workflow persetujuan dokumen, serta integrasi dengan Microsoft dan Google tools.
Adobe Acrobat Sign juga dilengkapi enkripsi dokumen, audit trail, kontrol akses, serta dukungan tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui Adobe Approved Trust List (AATL). Namun, seperti platform global lainnya, layanan ini belum memiliki sertifikasi PSrE di Indonesia.
4. VIDA
VIDA merupakan penyedia layanan identitas digital dan tanda tangan elektronik asal Indonesia yang juga berada di bawah pengawasan Komdigi RI.
Platform ini menawarkan layanan verifikasi identitas biometrik, e-KYC, tanda tangan elektronik, hingga integrasi API untuk kebutuhan layanan digital perusahaan.
Keunggulan VIDA terletak pada fokusnya terhadap keamanan identitas digital dan verifikasi pengguna secara biometrik sehingga cocok digunakan untuk kebutuhan transaksi digital yang membutuhkan validasi identitas lebih ketat.
5. PandaDoc
PandaDoc dikenal sebagai platform document automation dan digital signature yang banyak digunakan tim sales serta bisnis untuk mengelola proposal maupun kontrak digital.
Layanan ini menyediakan document builder, e-signature, workflow dokumen otomatis, serta integrasi dengan platform CRM seperti HubSpot dan Salesforce. Saat ini, PandaDoc disebut telah digunakan lebih dari 56 ribu perusahaan di berbagai negara.
Dari sisi keamanan, PandaDoc memiliki sertifikat digital dokumen serta audit trail penandatanganan. Regulasi yang digunakan mengacu pada ESIGN Act dan GDPR Uni Eropa. Namun, layanan ini juga belum tersertifikasi sebagai PSrE resmi di Indonesia.
