Jadwal Rapat Terlalu Padat Menguras Energi Tim, Bikin Tak Produktif
Jika kamu merasa energi terkuras setelah seharian rapat, kamu tidak sendirian. Jadwal kerja yang terlalu padat, apalagi penuh dengan agenda rapat, menjadi salah satu hambatan utama produktivitas.
Menurut survei yang dilakukan firma konsultasi manajemen Korn Ferry terhadap hampir 2.000 profesional, 67 persen responden mengatakan rapat yang berlebihan membuat mereka sulit produktif.
Ternyata, masalahnya bukan sekadar kelelahan setelah rapat. Penelitian menunjukkan bahwa terlalu banyak rapat, apalagi tanpa jeda, benar-benar memengaruhi cara kerja otak.
Yang terjadi pada otak saat marathon rapat
Peneliti Microsoft Human Factors Lab pada 2021 melakukan eksperimen sederhana. Mereka memantau aktivitas otak 14 partisipan yang menjalani empat rapat berturut-turut dalam satu hari.
Sebagian diberi jeda 10 menit antarrapat untuk meditasi, sebagian lainnya tidak.
Pada kelompok rapat tanpa jeda, gelombang beta otak meningkat dari rapat ke rapat, yang merupakan indikator stres yang terus menumpuk. Bahkan, hanya menunggu rapat berikutnya sudah cukup untuk memicu lonjakan stres.
"Saya tidak heran peserta yang beristirahat di sela-sela rapat merasa lebih baik," kata Laura Vanderkam, pakar manajemen waktu.
"Sebenarnya, setiap orang pasti beristirahat dengan caranya masing-masing, hanya saja sering kali tidak disadari. Jika kita sengaja memilih kapan dan bagaimana beristirahat, kita bisa lebih merasakan jeda itu dan mendapatkan kesegaran," kata Vanderkam.
Dengan diberikan waktu jeda, peserta menunjukkan aktivitas otak yang lebih seimbang, tanda mereka lebih terlibat dan fokus selama rapat.
Artinya, istirahat singkat benar-benar membantu menjaga konsentrasi dan energi.
Ilustrasi serius saat bekerja.
Dampak pada produktivitas tim
Temuan studi dari Microsoft ini memakai ukuran sampel partisipan yang kecil. Namun, hasil ini selaras dengan riset yang lebih luas.
Sebuah studi terhadap 76 perusahaan menemukan bahwa ketika jumlah rapat dikurangi hingga 40 persen, produktivitas karyawan meningkat lebih dari dua kali lipat. Bukan hanya itu, kepuasan kerja melonjak hingga 52 persen.
Mengapa? Karena karyawan merasa lebih berdaya. Jadwal yang padat tidak lagi mengendalikan mereka, melainkan mereka sendiri yang mengatur prioritas dan mengambil tanggung jawab.
Apa yang bisa dilakukan manajer?
Sebagai manajer, kamu punya peran penting untuk membentuk budaya kerja yang sehat. Beberapa langkah yang bisa dipertimbangkan:
- Kurangi rapat yang tidak perlu. Pertimbangkan apakah sebuah diskusi bisa digantikan dengan update tertulis lewat email atau grup percakapan.
- Sediakan jeda antarrapat. Sisipkan minimal 10 menit untuk memberi ruang bagi otak peserta rapat untuk meregangkan badan.
- Dorong istirahat aktif. Alih-alih membuka email di sela rapat, anjurkan aktivitas yang benar-benar menyegarkan seperti jalan kaki singkat, latihan pernapasan, atau sekadar berdiri dan meregangkan badan.
Rapat dengan waktu yang lebih ramping dan istirahat yang terstruktur bukan sekadar strategi mengurangi stres, tetapi juga cara menjaga fokus, keterlibatan, dan produktivitas tim.
